Henkilökohtainen sähköpostiosoite on mahdollista saada seuran asioiden hoitamiseen. Seura käyttää Google Workspace järjestöille (aikaisemmin G-Suite NonProfit) palvelua. Tilit ovat muotoa etunimi.sukunimi@lhs.fi.
Ylläpito / Sähköpostiosoitetta voi pyytää:
Väliaikaisen salasanan saat sähkö- tai tekstiviestinä. Kun kirjaudut sähköpostiin ensimmäisen kerran, sinua pyydetään yleensä vaihtamaan salasana haluamaasi (varmistathan, että olet kirjautunut oikealle tilille, mikäli käytössäsi on useampi Google -tili). Käyttäjä vastaa itse sähköpostilaatikkonsa sisällöstä, yksityisyydestä sekä yhteisönsä kanssa jaetusta ja hallinnoidusta materiaalista.
Jos salasana pääsee unohtumaan, apua saa ylläpidolta.
Sähköpostilaatikon tila on 30 gigatavua. Tila on jaettu kaikkien tilillä säilytettyjen tiedostojen kesken, eli jos säilytät tiedostoja pilvipalvelussa drive.google.com, nämä tiedostot kuluttavat sähköpostilaatikkosi tilaa. Normaalikäytössä tilaa on kuitenkin runsaasti käytössä.
Käyttötavat
Sähköpostia voi käyttää kolmella tavalla, jotka eroavat toisistaan:
- Webmail, jota käytetään tietokoneen nettiselaimessa
- Sähköpostiohjelmat, jotka ovat tietokoneeseen asennettavia ohjelmia
- Mobiili, jota käytetään puhelimissa ja tableteissa
Webmailin käyttö on helppo aloittaa ja sitä käytetään tietokoneen nettiselaimella. Riittää kun suuntaan osoitteeseen mail.google.com ja syötät tunnuksesi.
Sähköpostiohjelmien käyttöönotto saattaa olla hivenen mutkikkaampaa ja tärkeät huomiot on kirjattua alle. Sähköpostiohjelmien käyttö saattaa kuitenkin helpottaa ja nopeuttaa käyttöä, koska webmailin käyttö on jossain tapauksissa kankeampaa.
Mobiiliapplikaatioiden käyttö sitoutuu löyhästi edelliseen, mutta on todennäköisesti nykyään kaikkein vaivattomin tapa käyttää sähköpostia on kännykkä.
Koska Googlen palvelut ovat synkronisoituja, voit myös käyttää edellisten yhdistelmiä.
Webmail
Sähköpostia voi käyttää suoraan internetselaimesta osoitteessa mail.google.com.
Kirjautumiseen tarvitset käyttäjätunnuksen, joka on sama kuin @lhs.fi sähköpostiosoitteesi ja saamasi salasanan. Tämän jälkeen voit käyttää sähköpostia kuten mitä tahansa muuta samankaltaista palvelua.
Sähköpostiohjelmat
Sähköpostia on toisaalta mukavampi käyttää ilman webmailin vähän kankeaa käyttöliittymää. Yleisempiä sähköpostiohjelmia ovat mm. Microsoft Outlook ja Mozilla Thunderbird (ilmainen) tai Applen Mail.
Uuden postilaatikon palvelintiedot outlookiin tai muuhun postiohjelmaan liittämistä varten
- Katso tästä ohjeesta miten lisätä tili sähköpostiohjelmaan, huomaa tehdä ohjeen vaihe 1 ja vaihe 2. Huom vaihe 1 IMAP kohta selitetty alla, tärkeä!
- Lisäksi, jos sähköpostiohjelma ei hyväksy salasanaasi/käyttäjätunnusta, saatat joutua kytkemään Vähemmän turvallisten sovellusten käyttöoikeus -asetuksen käyttöön. Sinun täytyy olla kirjautunut Googlen palveluun lhs.fi tililläsi. Tätä asetusta ei tarvitse todennäköisesti kytkeä, mutta jos sähköpostiohjelma ilmoittaa, että tunnusta/salasanaa ei tunnisteta, niin vika saattaa korjautua kytkemällä tämä asetus päälle.
- Jos käytössäsi on 2-vaiheinen tunnistus tulee sähköpostiohjelmalle antaa oikeus käyttää Gmail tiliä. Tämän voi tehdä osoitteessa https://myaccount.google.com/apppasswords. Tosin esim. Thunderbirdille oikeus annetaan ohjelman tiliasetuksissa, jossa lähtevien ja saapuvien viestien palvelimen todennustavaksi tulee valita OAuth2. Tämän jälkeen Google pyytää sinua antamaan luvan ohjelmalle lukea sähköpostiasi kun seuraavan kerran käynnistät ohjelman.
Lisätietoja IMAP/POP3 protokollasta
Sähköpostia käyttäessä kannattaa aina pyrkiä käyttämään IMAP protokollaa POP3:n sijasta, joka yleensä onkin valittuna valmiiksi. Käyttäessäsi sähköpostia jollakin muulla kuin webmaililla on tärkeää asetuksissa kiinnittää huomiota IMAP -protokollan käyttöönottoon, jos sitä kysytään (esim. sähköpostiohjelmat > pöytäkoneet ja kannettavat > ohje vaihe 1 yllä). Tällöin viestit tallentuvat sähköpostipalvelimelle ja niitä voidaan käyttää yhtäaikaisesti eri laitteilta. Jos käytät POP3 -protokollaa (ei suositella) viestit tallennetaan yleensä käytetyn laitteen muistiin ja niitä voi olla mahdoton enää siirtää takaisin palvelimelle. Tällöin myös riski viestien katoamista kasvaa, sillä mikäli laite hajoaa/katoaa, myös viestit kadotetaan. Useat sähköposti ja mobiiliohjelmat osaavat kuitenkin kysyä, millainen tili on käytössä ja näissä tapauksessa kannattaa aina valita Google -tili uutta tiliä lisättäessä laitteeseen.
Mobiili
Älypuhelimiin ja tabletteihin tilin liittäminen onnistuu seuraavilla ohjeilla. Mobiililaitteisiin tilin lisääminen on nykyään suhteellisen helppoa, varsinkin koska kyseessä on Google-tili, johon asetuksen löytyy usein valmiina. Jos kuitenkin jostain syystä joutuu valitsemaan IMAP ja POP3 -protokollien välillä tulisi aina valita IMAP.
Tietoturva
Suosittelemme ottamaan 2-vaiheisen tunnistuksen käyttöön. Tällöin tiliä on paljon hankalampi kaapata ja myös salasanan resetointi itse on helpompaa. Kaksivaiheisessa tunnistuksessa puhelinnumeroasi käytetään lisäturvana kun otat esim. uusia laitteita käyttöösi – tällöin saat tekstiviestinä Googlelta vahvistuskoodin, joka sinun pitää syöttää pyydettyyn kenttään.
Lisätietoja https://www.google.com/landing/2step/
Mistä löydän palvelut?
Palvelut löytyvät seuraavista osoitteista:
Google Gmail eli webmail sähköposti
Kalenteri
Google Drive eli yhteiset ja omat pilvitiedostot
Google Omat tiliasetukset
Muita Googlen palveluita
- Documents tekstinkäsittely (vast. Word)
- Docs/Sheet/Slides/Forms käyttöohjeet
- Sheets taulukkolaskenta (vast. Excel)
- Slides presentaatio (vast. Powerpoint)
- Forms kaavakkeet
- Meet videokokous (vast. Zoom/Skype)
- Photos kuvapalvelu
Kaikkiin palveluihin pääsee käsiksi myös Googlen julkisten linkkien kautta, kuten
gmail.google.com ja kirjautumalla omilla *@lhs.fi tunnuksilla sisään.
Google Workspace järjestöille
Lahden Hiihtoseuran sähköpostipalvelut ovat Google Workspace (aikaisemmin G-Suite) palvelussa 29.5.2020 lähtien. Googlen palveluiden käyttö antaa mahdollisuuden monipuolistaa ja helpottaa seuran sisäistä kommunikointia ja yhteisiä työskentelytapoja.
Palveluiden avulla voimme helposti tuottaa ja jakaa sisältöä ja samalla varmistaa, että kaikki tiedot säilyvät keskitetyssä paikassa. Käyttäjiä palveluun saamme lisätty ja hallittua vaivattomammin kuin aikaisemmin, myös kulut laskevat.
Palvelu on siis paljon muutakin kuin pelkkä sähköposti. Palvelun avulla voimme vähentää merkittävästi tulostettavien papereiden määrää, koska kaiken tuotetun materiaalin voi tuottaa ja jakaa sähköisesti ja tulostaa vain tarvittaessa.
Palvelusta löytyy työkalut esitysten tekemiseen, taulukkolaskentaan ja tekstinkäsittelyyn (vastaavat Microsoftin Office -paketin palveluita, mutta eivät välttämättä ole täysin yhteensopivia keskenään). Dokumenteille voi antaa eri käyttöoikeuksia ja vaikka työskennellä samassa dokumentissa samanaikaisesti yhdessä useamman henkilön kanssa. Tarjolla on keskitetty kalenteri ja tallennustilaa tuotetulle materiaalille. Myös esim. kilpailuihin ilmoittautumiskaavakkeita on helppo luoda Google Form:n avulla. Lisäksi paljon muuta.
Kaikille jaostoille on omat virtuaaliset työtilat ja oikeuksia voidaan jakaa niin, että tiedostot on näkyvissä vain joillekin henkilöille, ryhmälle, jaostolle tai kaikille joilla on @lhs.fi tunnus.
Yhteiskäyttöisille sähköpostitileille voidaan joustavasti antaa käyttöoikeudet kaikille niitä tarvitseville. Yhteiskäyttöisten sähköpostilaatikoiden poistuminen, siinä muodossa kuin ne nyt ovat, on ehkä isoin muutos siirryttäessä uuten palveluun. Uudessa palvelussa kaikille tulee henkilökohtaiset tunnukset ja yhteisiin postilaatikoihin tulee oikeudet niille käyttäjille, joilla katsotaan olevan siihen tarve. Oikeuksia tietenkin voidaan myös muuttaa esim. vastuuhenkilöiden vaihtoessa.