Toimintaohje

Jaostojen toimintaohje

1. Jaostojen tulee noudattaa seuran toimintasääntöä.
2. Luottamustehtävissä, ohjaajana tai valmentajina toimivien tulee olla seuran jäseniä.
3. Jaostot vastaavat oman budjettinsa toteutumisesta sekä sen seurannasta. Mikäli budjetti ylitetään, vastaa ko. ylitykseen osallistuneet henkilöt toimenpiteestä lähtökohtaisesti yhteisvastuullisesti emoseuraan nähden. Budjetin ylityksestä tulee myös raportoida välittömästi LHS:n työvaliokuntaa ja esittää toimenpiteet ylityksen korjaamiseksi. Jaostoilla voi olla omaa varainhankintaa ja näin myös menoja, jotka ylittävät emoseuran jaostolle vuosittain myönnettävän avustuksen määrän. Tämä ei kuitenkaan saa johtaa tilanteeseen, jossa jaoston menot eivät tule katetuksi omalla varainhankinnalla.
4. Mikäli jaosto tekee omalla toiminnallaan ylijäämäisen tuloksen toimintakaudelta, siirtyy ylijäämä lyhentymättä seuraavan kauden toimintaan. Jaosto ei voi kuitenkaan kerryttää ylijäämiä ja toimikaudelta kertynyt säästö on käytettävä ylijäämätoimintakautta seuraavan kauden aikana. Tästä voidaan poiketa perustellusta syystä LHS:n johtokunnan etukäteen tekemän päätöksen perusteella. Mikäli jaosto on ylittänyt toimintakauden budjettinsa ja seuran johtokunta hyväksyy ylityksen erityisen perustelluista syistä ja asiasta on hankittu hyväksyntä toimintakauden aikana, vähennetään ylityksen määrä seuraavan tai seuraavien toimintakausien jaoston saamasta avustuksesta.
5. Jaostojen kokouksista pidettävät muistiot ja pöytäkirjat tulee toimittaa tiedoksi johtokunnan puheenjohtajalle ja toiminnanjohtajalle.
6. Jaostojen tulee toimittaa toimintasuunnitelma ja talousarvioehdotus johtokunnalle 15.5. mennessä.
7. Jaostojen toimintakertomus tulee toimittaa johtokunnalle 15.9. mennessä.
8. Jaostojen hankinnoissa tulee kunnioittaa seuran yhteistyökumppaneita.
9. Seura-asujen hankinnoissa tulee käyttää seuran yhteistyökumppaneita. Poikkeustapauksissa voidaan hankinnat tehdä ulkopuoleltakin, mikäli ko. tuotetta ei ole seuran yhteistyökumppaneilta saatavilla. Tällöin asia pitää sopia ja neuvotella seuran yhteistyökumppanin kanssa.
10. Valmentajasopimukset tulee allekirjoittaa elokuun loppuun mennessä.
11. Urheilijasopimukset (yli 16 vuotiaat) tulee allekirjoittaa syyskuun loppuun mennessä.
12. Kaikki matka- ja kulukorvaukset tulee tehdä seuran yhteiselle matkalaskupohjalle, joka löytyy seuran nettisivuilta.
13. Urheilijoiden, joille seura on luovuttanut edustusasuja tulee käyttää niitä kaikissa SM-kilpailuissa, viesteissä tai muissa kotimaassa televisioitavissa kilpailuissa.
14. Kilometrikorvauksen määrittelee seuran johtokunta. Muut korvaukset määrittelee jaostot itsenäisesti.
15. Jaostojen tulee periä lasten- ja nuorten (alle 16v) toiminnasta toimintamaksua, jonka jaostot määrittelevät itsenäisesti kauden alussa.
16. Jaostojen puheenjohtajat valitaan seuran kevätkokouksessa vuodeksi kerrallaan. Jaostot valitsevat keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin vuodeksi kerrallaan kauden ensimmäisessä kokouksessa. Jaostojen jäsenten lukumäärän päättää jaostot itsenäisesti. Jaostot voivat itsenäisesti kutsua uusia jäseniä ja myös erottaa jäseniä.
17. Toiminnan tehostamiseen ja kehittämiseen pyrittäessä kannattaa jaostojen jäsenille jakaa itsenäisiä tehtäväalueita.
18. Jaostojen tulee osallistua seuran yhteiseen tekemiseen, varainhankintaan ja markkinointiin kuten mm. Salpausselän kisoihin, Finlandiahiihtoon, Lasten talviolympialaisiin ym. yhteisiin tapahtumiin. Nämä tulee huomioida kauden toimintaa suunniteltaessa.
19. Ennen toimintakauden alkua Urheilu- ja nuorisovaliokunta synkronoi jaostojen toimintasuunnitelmissa olevat tapahtumat. Tällä pyritään välttämään päällekkäisiä tapahtumia kauden aikana.
20. Kaikkien lajijaostojen tehtävänä on lasten ja nuorten liikuntaharrastuksen, nuorisotoiminnan kehittäminen ja edistäminen.

Urheilu- ja nuorisovaliokunta ehdotti 8.10.1013, hyväksytty johtokunnan kokouksessa 28.11.2013